Planilhas são ótimas, mas quando elas se tornam documentos que passam de mão em mão, você tem uma bomba-relógio prestes a explodir.
Cópias vão surgindo e, consequentemente, se espalhando sem controle… É o documento offline salvo no computador de alguém, logo que você não tem acesso para atualizar… É a falta de notificações de prazos, envio por e-mail…
Você sabe o resultado disso, né?
Melhor dar uma olhada neste causo de auditoria do nosso Qualytalks!
2 Responses
Boa tarde.
Pode ser mais explícito quanto ao período de retenção do documento?
Quais sãos os documentos que devo controlar? existe alguma obrigatoriedade? Se eu definir que vou controlar apenas alguns procedimentos considerados relevantes? o auditor pode levantar NC?
Nos temos o controlo dos formulários e a versão é alterada sempre que alteramos o formulário (físico). Quando o formulário é preenchido mantenho a versão, mas o que faço quando o conteúdo (dados) do formulário) for alterado? Eu mantenho a versão.
Bom dia, José! Obrigada pelo seu comentário!
Na ISO 9001, a revisão e atualização da informação documentada é definida pela organização (por exemplo, revisões anuais) ou feita sempre que necessário (p. ex., o procedimento mudou). Ela deve seguir todas as regras de 7.5.2 da ISO 9001.
Demais controles (acesso, download e impressão, por exemplo) devem ser executados “como aplicável” (ver 7.5.3.2), logo de acordo com a decisão da organização (desde que não haja regulamentação adicional que ela siga).
O período de retenção de documentos, desde que não regulamentado, também deve ser definido pela organização com os devidos cuidados.
Esperamos ter sanado suas dúvidas, José! Seguimos à disposição! Abraço!